ビジネスチャットツールとは、社内外のコミュニケーションを円滑にするために設計された便利ツールです。リアルタイムでテキストや音声を使ってやり取りが可能で、情報を瞬時に共有することができます。さらに、ファイル共有やタスク管理・会議機能など、業務効率を高めるための機能が豊富に備わっているのが特徴です。
コミュニケーションの重要性については「現場 コミュニケーションの記事」をご確認ください。
プライベートチャットは、日常生活で使用するツールで、家族や友達など主に個人的なコミュニティの中でやり取りする際に使用されます。それに対し、ビジネスチャットは仕事上で使用され、社内や取引先の企業とのやり取りがメインとなり、用途が全く異なります。
また、両者はセキュリティ面でも違いがあります。プライベートチャットは個人が利用するもので、セキュリティについては、それほどシビアではありませんが、ビジネスチャットは取り扱う情報の秘匿性の高さから、堅牢なセキュリティが求められます。
ビジネスチャットツールには、仕事のコミュニケーションを想定したさまざまな機能が搭載されています。代表的な機能は以下です。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
テキストチャット機能は、ビジネスチャットツールの主要な機能です。個人のアカウントとチャットできるほか、グループを作成して複数人と同時にチャットすることもできます。
例えば、建設プロジェクトごとに専用のグループを作成することで、現場ごとの情報を整理・共有できます。これにより部門間の連携や進捗報告が効率的に行えます。
ビジネスチャットではさまざまな形式のファイルを簡単に送受信できます。例えば、建設業界では設計図面、工事写真、工程表、契約書など、大容量のデータを扱うことが多く、これらをメール添付で共有すると、どの現場のどの資料・データなのか整理することが難しく管理も煩雑になってしまいます。
ビジネスチャットのファイル共有を利用することで、共有したファイルはチャット内で簡単に検索できるため、過去の資料を見つけられ、探す手間が省けます。
またメールよりも手軽に共有できるため、現場との情報伝達がスピーディになります。
多くのビジネスチャットツールにはタスク管理機能が組み込まれています。この機能を利用することで、建設プロジェクトごとに作業内容を整理し、進捗状況を一元管理できます。経営者や管理者は複数現場の進行状況をリアルタイムで把握できるようになるため、管理作業の工数も減らすことができます。
また、タスクごとにコメントや関連ファイルを付けられるので、情報の整理も容易になり、業務の抜け漏れを防止できます。
テキストだけでなく、音声やビデオ通話機能を使ってより豊かなコミュニケーションが取れます。オンライン会議や打ち合わせが手軽にできるだけではなく、現場で撮影した状況をリアルタイムで共有することで、遠隔地とのスムーズな連携も可能になります。
通話中にファイル共有もできるので、資料を見ながらリアルタイムで議論できるようになります。
ビジネスチャットツールは多くのメリットから企業の現場で広く採用されています。主なメリットは以下のとおりです。
それぞれ、詳しく見ていきましょう。
ビジネスチャットツールは企業向けに設計されており、一般的なSNSやチャットアプリと比較して高いセキュリティ基準を備えています。これにより社内の機密情報漏洩を効果的に防止できます。
また、チャットルームごとに管理者がアクセス権限を細かく設定できるため、情報の共有は必要な関係者のみに限定することが可能です。これにより情報の取り扱いが安全かつ適切に行えるようになります。
ビジネスチャットツールを活用することで、業務に関するやり取りを効率化し、時間の浪費を大幅に削減できます。従来のメールと比較すると、返信を待つ時間が短縮され、迅速にコミュニケーションを取ることが可能です。
また、上司からの指示やチームでのタスク共有が履歴として保存されるため、必要な情報を簡単に確認でき、急な対応や方針変更などにも柔軟に対応できます。
チャットツールの活用により、社内外のコミュニケーションが円滑になります。対面では言いづらい内容や細かな質問も、チャット形式であれば心理的ハードルが下がり、気軽に発言しやすくなるという利点があります。
また、相手の都合やスケジュールを過度に気にせず必要な情報を伝えることができるため、情報共有のタイムラグが減少し、組織全体の意思決定スピードが向上します。
ビジネスチャットツールは、インターネット環境さえあれば、場所を問わず業務コミュニケーションを取ることができます。出張先や在宅ワーク中でも、オフィスにいる場合と同様にリアルタイムに情報交換ができるため、業務の連続性が保たれます。リモートワークの推進に貢献し、より柔軟な働き方を実現します。
ビジネス用のコミュニケーションツールを導入することで、仕事とプライベートを明確に分離できます。個人的なメッセージと業務連絡が混在すると、重要な情報の見落としや誤送信のリスクが高まりますが、ツールを分けることでそのような問題を防止できます。
また、業務時間外に仕事用のチャットツールから離れることで、オンとオフの切り替えを意識的に行えるようになり、ワークライフバランスの向上にもつながります。
ビジネスチャットツールには多くのメリットがある一方で、いくつかの注意すべきデメリットも存在します。導入を検討する際には、これらの課題も十分に理解しておくことが重要です。
以下では、主なデメリットについて詳しく解説します。
ツールを有効活用するためには、現場作業員含めて利用者全員に対して適切な説明が必要になります。基本的な操作方法やルールを周知するために時間を要するので、業務のための時間が減ってしまう場合があります。さらに、作業効率を向上させるためには、ツールを使いこなすための研修や継続的な教育も必要です。
チャットツールに依存しすぎることで、対面でのコミュニケーションが減少する可能性があります。直接会話する機会が減ると、信頼関係の構築が難しくなる場合があり、チームワークを重視する業務では、対面での交流は重要です。適度に直接会話する機会を設けましょう。
チャットツールでは、膨大な情報がやり取りされるため、必要な情報を見つけるのに時間がかかることがあります。特に、多くのメンバーが参加するチャットルームでは、重要な連絡が流れてしまい、見逃してしまうリスクもあります。情報の整理や検索機能を活用し、必要な情報を迅速に取得できる工夫が求められます。
現在、多くのビジネスチャットツールが提供されており、それぞれ特徴や機能が異なります。ここでは、代表的なビジネスチャットツールを紹介し、比較表で違いを整理します。
| ▼Chatwork | シンプルなUIで初心者向け。 |
|---|---|
| ▼Microsoft Teams | Office 365との連携が強力。 |
| ▼Slack | プロジェクトごとにチャネル作成 |
| ▼direct | 視覚的な情報共有が可能 |
Chatworkは、シンプルで視認性の高いインターフェースが特徴のビジネスチャットツールです。チャットのログやレイアウトが見やすく、初めてビジネスチャットを利用する方でも直感的に操作できます。さらに、GmailやGoogleカレンダーなどの外部ツールと連携可能で、業務の効率化を図ることができます。
Microsoft Teamsは、Microsoftが開発したビジネスチャットツールで、Office 365との強力な連携機能が特徴です。チャット機能に加えて、文章の共同編集やスケジュール管理が可能であり、チームでの作業をスムーズに進めることができます。また、ビデオ会議機能も備えており、リモートワークにも適したツールです。
Slackは、プロジェクトごとにチャネルを作成し、個別のチームやタスクに応じたチャットができる点が特徴です。多くの外部アプリと連携可能で、ワークフローの自動化やファイル共有を円滑に行うことができます。特にエンジニアやクリエイティブ職のチームに人気の高いツールです。
directは、多機能を備えたビジネスチャットツールで、視覚的な情報共有を得意としています。投稿した写真に直接書き込みができるため、現場作業やデザイン業務などに適しています。また、10名まで無料で利用できるプランが用意されており、小規模チームにも導入しやすい点が魅力です。
ビジネスチャットツールは、社内外のコミュニケーションをサポートします。さらに、「SynQ Remote（シンクリモート）」を併用すれば、現場仕事のさまざまなシーンに対応可能です。
「SynQ Remote」は、高画質の映像で通話ができるため、ビジネスチャットでは伝えにくい現場の映像・作業状況も詳細に共有できます。スマホ一台で簡単に操作できるほか、URLだけで利用できるため、アプリのインストールや面倒な作業は一切ありません。
現場とのコミュニケーションを効率化したい方は、ビジネスチャットツールと「SynQ Remote」の併用をご検討ください。