工事完了報告書の作成方法や書き方・注意点を解説！

工事完了報告書とは

工事完了報告書は、工事を担う業者が元請業者・発注者に工事が終わったことを伝えるための書類です。施工内容や使用材料、工期、費用などを明確に記載することで、引き渡しから代金請求までの手続きをスムーズに進められます。

この書類は、工事後も大切な役割を果たします。たとえば、双方の間でトラブルが発生した際には、工事完了報告書が証拠書類として機能します。会計上は固定資産の計上時期を判断する根拠となり、裁判や税務調査の際にも役立つため、作成・保管しておくのがよいでしょう。

混同しやすい用語として、建築基準法に基づく「完了検査」があります。完了検査は建築主事または指定確認検査機関が行う検査であり、工事完了報告書とは目的や提出先が異なります。

完了検査については「▶建築の完了検査とは？必要書類や注意点・法改正による影響を解説」をご覧ください。

作成は法的に義務付けられているわけではない

工事完了報告書の作成は、法律で義務化されていません。しかし、民間工事であっても「言った言わない」のトラブル回避や、資産計上のタイミングを確定させる証跡として、作成・保管しておくことをおすすめします。

なお、官公庁の公共工事では、契約約款で義務付けられているのが一般的です。請負契約時に確認してください。

作業完了報告書との違い

作業完了報告書は、主に社内報告で利用する書類です。上司に宛てて担当作業が完了したことを報告する際に提出します。

一方、工事完了報告書は元請業者や発注者に提出する外部報告用の書類です。社内向けか社外向けかという点で、両者は明確に区別されます。

工事完了報告書の書式・作成方法

工事完了報告書の書式は、主に5つの方法で用意できます。

どの方法を選んでも、最終的に記載すべき項目は共通しています。元請業者や官公庁から書式の指定がなければ、使い慣れた方法で作成して問題ありません。

初めて作成する方には、市販の書式または施工管理アプリがおすすめです。市販書式は基本項目を網羅しており、低コストで導入できます。

一方、施工管理アプリはクラウド保存で情報を一元管理できるため便利です。

市販の書式

文具店やオンラインショップで購入できます。基本項目が網羅されているため、初めて作成する方でも抜け漏れを防ぎやすいでしょう。

元請業者の書式

元請業者から配布される指定フォーマットです。必要項目が固定されているため、提出先との情報の不一致を最小限に抑えられます。通常は着工時のガイダンスで配布されますが、未受領の場合は、早めに担当者へ確認しておきましょう。

官公庁指定の書式

公的機関から工事を請け負う場合は、各自治体や官公庁が指定する書式を使用することが多いです。Webサイトからダウンロードできる場合もありますが、書式の指定がないケースもあるため、請負契約前に発注機関へ確認しましょう。法的・行政手続きに必要な項目が含まれているため、記入漏れに注意してください。

Excel・Wordで独自に作成

提出先から指定がなければ、ExcelやWordで独自に作成できます。会社のニーズに合わせて自由に設計でき、テンプレート化すれば案件ごとに流用できて便利です。

施工管理アプリのテンプレート

施工管理アプリを導入していれば、アプリ内のテンプレートを活用できます。クラウドベースであれば、オフィスと現場のどちらからでもアクセスでき、複数現場の報告書を一元管理できます。

進捗管理機能と連携しているケースもあるため、現場管理と報告業務を同時に効率化できます。複数の現場を抱える担当者におすすめします。

工事完了報告書の書き方

工事完了報告書に記載する項目は、必須項目と任意項目に分かれます。それぞれの項目と作成時の注意点を確認しておきましょう。

• 記載必須項目
• 記載任意項目
• 作成に注意が必要な項目

記載必須項目

工事完了報告書には、以下の項目を記載します。本書類を納品書や請求書の代わりに発行する場合は、インボイス制度に対応した項目も必要です。

特に「工期」と「工事費用」は請求・支払いの根拠となる重要な項目です。契約書や予算の記載と1日・1円単位で一致しているかチェックしましょう。記載漏れがあると差し戻されるため、漏れがないか確認してください。

記載任意項目

工事の種類や元請業者の要望に応じて、以下の項目を追加します。

任意項目でも、元請業者から記入を求められることがあります。特に工事完了写真と費用明細はトラブル防止に役立つため、可能な限り添付しておきましょう。着工前に必要項目を確認しておくと、提出時に慌てずに済みます。

作成に注意が必要な項目

工事完了報告書を作成する際には、以下の点に注意が必要です。

• 通し番号の管理
  通し番号を付けておくと、問い合わせ時に該当書類を迅速に特定できます。書類管理を効率化するため、付番を推奨します。
• 金額の事前すり合わせ
  金額は契約時に元請業者や発注者と確認しましょう。材料費の扱いや追加工事の扱いを明確にすることで、請求時のトラブルを防げます。
• 証拠資料の添付
  領収書や納品書のコピーを添付すれば、金額の裏付けが一層明確になります。特に変更工事を含む場合は添付を推奨します。施工内容や品質は、写真・図面・検査結果で証明しましょう。
• 取引内容の具体的な記載
  工事の範囲や仕様、工期、金額、使用材料は具体的に記載します。「外壁塗装工事」ではなく「南面・西面・東面の外壁をシリコン系塗料で2回塗装」と明記すると、後日確認しやすくなります。
• 記載漏れ・計算ミスの防止
  担当者名の記載漏れ、金額の計算ミスがないか、提出前に複数人で確認しましょう。

工事完了報告書の提出方法

工事完了報告書は、作成後に元請業者や発注者へ提出します。提出フローや添付書類、保存期間を確認しておきましょう。

• 工事完了報告書の提出フロー
• 必要な添付書類一覧
• 提出期限・方法については要確認
• 保存方法の注意点

工事完了報告書の提出フロー

工事完了報告書の提出は、以下の流れで進めます。

特にSTEP4の確認・承認は重要です。このステップを飛ばすと、金額や工期の記載ミスを見過ごす恐れがあります。複数の担当者が関わる現場では、誰がいつ確認したかを記録しておきましょう。

提出期限に余裕をもって作成し、確認時間を確保してください。

必要な添付書類一覧

必要な添付書類は、工事の種類や発注者によって変わります。

【一般的に必要な書類】

• 施工前後の写真
• 請負契約書のコピー
• 領収書・振込明細の控え
• 材料の納品書・請求書

【条件によって必要な書類】

• 完成図・竣工図書
• 検査済証のコピー
• 産業廃棄物管理票（E票）のコピー

着工前に元請業者へ確認しておきましょう。必要な書類を事前に把握しておけば、提出時に慌てずに済みます。

提出期限・方法については要確認

提出先は通常、元請業者や発注者です。官公庁や自治体が発注者であれば、指定されたフォーマットと宛先に従って提出します。

民間企業では、提出先や送付方法が会社ごとに異なります。紙での提出か、電子データでの提出か、提出期限はいつかを事前に確認しておくのがおすすめです。

なお、提出期限は工事完了後1週間〜1か月以内に設定されることが多いですが、元請業者によって異なります。

保存方法の注意点

工事完了報告書は、トラブル発生時の証拠資料や税務調査時の根拠として機能するため、一定期間の保存が求められます。保存期間は建設業法施行規則第28条で定められており、書類の種類によって5年または10年に分かれます。

この規定は公共工事・民間工事を問わず適用されます。ただし、長期保証がついた工事やトラブル対応に備えて、10年程度の保管をおすすめします。

保存期間を短くしてもコスト削減効果は限定的ですが、書類を廃棄した後にトラブルが発生すると対応が困難になるためです。

工事完了報告書をスムーズに作成するポイント

ここからは、工事完了報告書の作成を効率化するためのポイントをご紹介します。必須項目の記載漏れを防ぎ、トラブル発生時にも対応できるよう、あらかじめ準備しておきましょう。

• 工事ごとに必ず通し番号をつける
• 取引内容や条件はできるだけ具体的に記載する
• 施工前後の写真を添付する
• コミュニケーションツールを使用し関係者への確認と承認を行う

工事ごとに必ず通し番号をつける

通し番号を付けておくと、問い合わせ時に該当資料をすぐ特定できます。番号の付け方は自由ですが、「外壁塗装_202412_001」のように工事内容・年月・連番を組み合わせると管理しやすくなります。社内でルールを統一しておきましょう。

取引内容や条件はできるだけ具体的に記載する

工事の範囲・仕様、工期、金額、使用材料は具体的に記載します。「修繕工事」ではなく「屋根板金張替工事（南面・西面）」のように対象範囲を明確にすると、保証期間中の不具合発生時も対象工事をすぐに判断できます。

特に新築住宅の基本構造部は品確法により10年の保証期間があるため、詳細な記載が重要です。追加工事があれば詳細と変更履歴も記載してください。

施工前後の写真を添付する

施工前後の写真を撮影しておけば、トラブル発生時に事実を証明できます。費用の正当性を示す根拠にもなります。撮影の際は、同じ画角で施工前後を撮り、日付・場所も記録しておきましょう。

黒板に工事名や日付を記入すると、いつ・どこの写真かが明確になります。隠蔽部や仕上がり前の状態も忘れずに残すことが大切です。

コミュニケーションツールを使用し関係者への確認と承認を行う

提出前の確認作業には、コミュニケーションツールを活用しましょう。必須項目の記載漏れや金額・工期の誤りを各担当者にチェックしてもらうことで、ミスを防げます。

また、メールやチャットツール、ファイル共有システムを使えば、離れた場所にいる関係者とも迅速にやり取りができます。報告書を電子化すれば、確認・承認にかかる日数を短縮できるでしょう。

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工事完了報告書は、施工内容・工期・費用を記録し、トラブル発生時には証拠書類として機能する書類です。必須項目を漏れなく記載し、写真や領収書を添付しておくことで、請求時のトラブルを未然に防げます。

ただ、現場と事務所が離れていると、関係者への確認作業に時間がかかり、提出期限に追われることも少なくありません。

「SynQ Remote（シンクリモート）」なら、現場の映像をリアルタイムで共有しながら、離れた場所にいる関係者と確認作業を行えます。移動時間を削減でき、確認・承認作業の効率化が期待できます。

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